Extend Room adalah istilah dalam perhotelan untuk tamu kamar di hotel yang memperpanjang masa menginap. Namun masalah yang sering terjadi ketika adanya extend room adalah Overbook. Overbook terjadi disebabkan minimnya koordinasi antar departemen hotel dan juga pencatatan transaksi yang masih manual, Sehingga kemungkinan tidak sinkronnya data lebih besar. Maka dari itu, pada artikel ini kami memberikan tips menghindari overbook saat extend room di hotel.

Gunakan Software Hotel

Tips paling utama untuk menghindari dan meminimalisir overbook adalah menggunakan Software Hotel. Dengan Siftware Manajemen Hotel, semua pencatatan antar departemen saling terintegrasi, terutama antara Front Office dengan House Keeping. Semua data reservasi, tamu in house dan ketersediaan kamar tercatat dengan valid. Ketika Anda membutuhkan data, Software Hotel mampu memberikan data lebih cepat dan akurat.

Cek Ketersediaan Kamar

Langkah berikutnya yang harus dikerjakan yaitu mengecek ketersediaan kamar. Dengan Software Hotel, Anda akan dengan mudah mendapatkan jumlah inventori kamar yang tersedia (vacant) dengan lebih cepat dan akurat.

Konfirmasi Perpanjangan Menginap Lebih Cepat Kepada Tamu

Tips yang ketiga untuk menghindari overbook yaitu segera mengkonfirmasi perpanjangan menginap lebih cepat kepada tamu. Dengan bantuan sistem manajemen hotel, Anda bisa mengecek ketersediaan kamar dengan cepat dan segera mengkonfirmasi extend room kepada tamu, jika kamar masih tersedia. Dan apabila tamu memutuskan untuk check-out, Anda bisa segera mengalokasikan kamar untuk dijual ke tamu lain, baik Walk-In Guest atapun Online Channel.
Jadi itulah tiga tips ringkas untuk menghindari overbook ketika tamu memperpanjang masa menginap di hotel. Kesimpulannya, operasional hotel wajib menggunakan bantuan Software Manajamen Hotel untuk mendapatkan data lebih cepat dan valid, demi meminimalisir overbook di hotel. COBA GRATIS Software Manajemen Hotel dari HOTELMU untuk mencoba fitur yang lengkap.